مدیریت بازخوردهای منفی

مدیریت بازخوردهای منفی یکی از سخت‌ترین کارهایی است که هرکدام از ما باید یاد بگیریم. همه ما چه در زندگی شخصی و چه در کسب و کارمان با انتقادها و نظرهای مخالف مواجه می‌شویم. یک راهکار ساده این است که به این بازخوردها توجهی نکنیم و از کنار آنها رد شویم. اما همه می‌دانیم که این کار باعث حل‌شدن مشکلات نخواهد شد. پس باید به دنبال راه بهتری برای مدیریت بازخوردهای منفی باشیم. اگر شما بتوانید انتقادها را به شکل مناسبی مدیریت کنید طبیعتاً بسیاری از نقطه‌ضعف‌ها را برطرف می‌کنید. به همین خاطر در این مطلب سعی می‌کنیم تا راجع به روش‌های مختلفی که برای این کار وجود دارد صحبت کنیم. این نکته را نیز به خاطر داشته باشید که کمک‌گرفتن از یک مشاور متخصص می‌تواند تکنیک های لازم را به شما آموزش بدهد. برای دریافت مشاوره فردی کلیک کنید.

بازخورد و مدیریت بازخوردهای منفی

به‌طورکلی به هر اظهار نظری در ارتباط با یک رفتار، عملکرد یا شرایط بازخورد گفته می‌شود. برای مثال ممکن است شما تولیدکننده یک محصول باشید و واکنش‌های مثبت یا منفی از مشتریان خود دریافت کنید. هرکدام از این واکنش‌ها یک بازخورد یا فیدبک به کار یا محصول شما هستند. مهم‌ترین مسئله راجع به این بازخوردها این است که بتوانید نظرات مخالف را مدیریت کرده و برای بهترشدن کارتان از آنها استفاده کنید. در حقیقت همان‌طور که گفتیم توانایی اینکه شما انتقادها و بازخوردهای منفی را بشنوید و ساده از کنارشان رد نشوید به شما کمک خواهد کرد تا شخصیت یا کارهایتان را یک قدم به ایده‌آل شدن نزدیک‌تر کنید.

برای آشنایی با راه های بهبود مهارت های ارتباطی کلیک کنید.

چرا مدیریت بازخوردهای منفی مهم است

درک نقاط ضعف

وقتی یک یا چند نفر راجع به موضوع خاصی از شما انتقاد می‌کنند به این معناست که احتمالاً در آن زمینه ضعف دارید. پس می‌توان گفت اولین فایده توجه به بازخوردهای منفی این است که شما با نقاط ضعفتان آشنا می‌شوید و می‌توانید برای بهتر کردن آنها برنامه‌ریزی کنید.

شناسایی نیاز مخاطبان

دیگران معمولاً بر اساس نیازهایشان به شما بازخورد می‌دهند. برای مثال وقتی یک نفر به شما می‌گوید که رفتارتان ایرادی دارد به این معنی است که او از این رفتار شما ناراحت است. یا اگر این انتقاد در مورد یک محصول بوده، پس شما به نیازهای مشتری‌تان دقت کافی نداشته‌اید. شنیدن بازخوردهای منفی دیگران این کمک را به شما می‌کند که با خواسته‌ها و نیازهای اطرافیانتان بیشتر آشنا شوید و بهتر بتوانید آنها را مدیریت کنید.

یافتن راه حلی برای مشکلات

مدیریت بازخوردهای منفی فقط باعث نمی‌شود که با نقاط ضعف خودتان یا نیازهای دیگران آشنا شوید. بلکه اگر شما به دقت این مشکلات را گوش کرده و بررسی کنید راه حلی نیز برای تغییر شرایط پیدا خواهید کرد. این موضوع همان‌طور که گفتیم به شما برای پیشرفت و تغییر دادن شرایط کمک خواهد کرد.

افزایش تعامل و روابط بین مشتریان، اعضای سازمان و کارکنان

یکی دیگر از مزایای توجه کردن به بازخوردهای منفی این است که شما ارتباط خود را با دیگران بهتر خواهید کرد. در واقع وقتی شما بازخوردهای دیگران راجع به شخصیت و یا خدماتتان را می‌شنوید و به آن عمل می‌کنید به آنها نشان خواهید داد که نظراتشان برای شما اهمیت دارد. همین موضوع باعث خواهد شد که ارتباط میان شما بهتر شود.

اشتباهی رایج در مدیریت بازخوردهای منفی

یکی از رایج‌ترین اشتباهاتی که در مدیریت بازخوردهای منفی اتفاق می‌افتد این است که شما فقط این بازخوردها را بشنوید. خیلی از ما فکر می‌کنیم که شخصیت‌های انتقادپذیری هستیم و به‌راحتی صحبت‌های دیگران را حتی وقتی برخلاف میل ما هستند می‌شنویم. یا ممکن است همان‌طور که خیلی‌ها دیده‌ایم در یک مرکز صندوقی برای ارائه پیشنهادها و انتقادها وجود داشته باشد. اگرچه این کار خوب است اما اگر فقط به همین مرحله اکتفا کنیم طبیعتاً مشکلات برطرف نخواهند شد.

بیشتر بخوانید : ترس از قضاوت دیگران

بهترین روش مدیریت بازخوردهای منفی

یکی از بهترین شیوه‌ها برای مدیریت بازخوردهای منفی روش بازخورد حلقه بسته است. این روش می‌تواند برای هر بازخورد مثبت یا منفی مورداستفاده قرار بگیرد. بازخورد حلقه بسته شامل ۴ گام اساسی است که عبارتند از جمع‌آوری داده‌ها، بررسی و برنامه‌ریزی، انتقال بازخورد و اصلاح تغییرات.

جمع‌آوری داده‌ها

چگونگی جمع‌آوری داده‌ها اهمیت زیادی دارد. یک مسئول یا حتی یک تیم برای جمع‌آوری بازخوردها در نظر بگیرید. برای جمع‌آوری نظرات مخاطبان می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید. برای مثال صندوق انتقادات و پیشنهادات، پرسش‌نامه‌ها و یا نظرسنجی‌هایی که به‌صورت پیامکی و اینترنتی برای مخاطبان فرستاده می‌شوند از جمله راهکارهایی هستند که به شما کمک می‌کنند نظر دیگران راجع به کارهایتان را بشنوید.

بررسی و برنامه‌ریزی

جمع‌آوری بازخوردها بدون بررسی و ارزیابی محتوای آنها ارزش و اهمیتی ندارد. در واقع مهم‌ترین قسمت مسئله بررسی بازخورد‌ها می‌باشد. در این مرحله شما متوجه ماهیت نظرات، درخواست‌ها و نیازهای مراجعین خود خواهید شد. بازخوردهای مثبت و منفی را جدا کنید؛ و برای پاسخ‌دادن به آنها و به‌خصوص برطرف‌کردن مشکلات برنامه‌ریزی کنید.

انتقال بازخوردها

مهمترین موضوع در مدیریت بازخوردهای منفی نحوه انتقال بازخورد است. هنگامی که بازخوردها را مورد بررسی قرار می‌دهید به آن‌هایی که به شما بازخورد داده‌اند و به‌خصوص کسانی که بازخورد منفی داده‌اند پاسخ دهید و آن‌ها را در جریان وضعیت قرار دهید. این کار شما باعث می‌شود مخاطبان فکر کنند شما برای نظر آن‌ها ارزش قائل بوده‌اید. همین که بازخورد دهندگان متوجه شوند که شما به نظر آن‌ها توجه کرده‌اید می‌تواند باعث بهبود تعامل و وضعیت شود. 

اصلاح وضعیت و تغییرات

آخرین مرحله از روش حلقه بسته اصلاح وضعیت و تغییرات می‌باشد. در این مرحله برای بازخوردهایی که گرفته‌اید و نقاط ضعفی که دارید برنامه‌ریزی کنید. باتوجه‌به شرایطتان آنها را اولویت‌بندی کرده و خود یا مجموعه‌تان را برای تغییر شرایط آماده کنید.

پیشنهاداتی برای مدیریت بهتر بازخوردهای منفی

گوش‌دادن فعالانه

اولین قدم برای اینکه بتوانید بازخوردهای منفی را مدیریت کنید این است که خوب به آنها گوش کنید. شما قبل از هر چیز باید متوجه این شوید که طرف مقابل چه چیزی از شما می‌خواهد. به همین خاطر بهتر است از گوش‌دادن فعال استفاده کنید. در این روش شما می‌بایست با دقت به صحبت‌های طرف مقابل گوش کنید. اگر او احساس نارضایتی و نگرانی می‌کند با احساسش همدلی کنید. با پرسیدن سؤال‌هایی در ارتباط با موضوعی که او از آن صحبت می‌کند می‌توانید بهتر متوجه نقطه‌نظراتش شوید.

مدیریت هیجانات منفی

یک واکنش رایج به انتقاد برخورد تدافعی با آن است. در این شرایط ما به‌جای توجه کردن به حرف‌های طرف مقابل فقط در تلاش خواهیم بود که از خودمان و کارهایمان دفاع کنیم. اما همان‌طور که خودتان هم می‌دانید این کار باعث نخواهد شد که شما با نقاط ضعفتان آشنا شوید. پس یکی دیگر از راهکارهای مهم برای مدیریت بازخوردهای منفی این است که وقتی با انتقاد مواجه می‌شوید احساسات منفی خود را مدیریت کرده و سعی کنید از دید طرف مقابل به شرایط نگاه کنید.

تشویق کسانی که به شما بازخورد می‌دهند

همان‌طور که گفتیم یکی از مراحل مهم در مدیریت بازخوردهای منفی این است که شما از طرف مقابل تشکر کنید. این کار شما باعث می‌شود او نسبت به شما یا محصولاتتان دیدگاه مثبت‌تری پیدا کند. و به‌نوعی ارتباط صمیمی تری با شما برقرار خواهد کرد.

مدیریت بازخوردهای منفی و مشاوره

انتقادپذیری در افراد و همین‌طور مدیریت بازخوردهای منفی در یک مجموعه از مهم‌ترین نکاتی هستند که باید به آنها توجه کرد. اما این کار همان قدر که به زبان ساده می‌آید در عمل سخت خواهد بود. مشکلاتی مثل ناراحت شدن از بازخوردهای دیگران، ازدست‌دادن اعتمادبه‌نفس و امید و همین‌طور بی‌توجهی بعضی از کارمندان به بازخوردهایی که به آنها داده شده از ساده‌ترین مشکلاتی هستند که در این شرایط پیش می‌آیند. اگر شما هم درگیر این مشکلات شده‌اید بهتر است از یک روان‌شناس و به‌خصوص متخصصین صنعتی و سازمانی کمک بگیرید. آنها با استفاده از تخصص و تجربه‌ای که دارند راه‌های مدیریت‌کردن این بازخوردها را به شما آموزش می‌دهند.

برای دریافت مشاوره در زمینه روش های مدیریت بازخوردهای منفی می توانید در هر زمان از روز برای مشاوره تلفنی با برترین متخصصان در مرکز مشاوره روانشناسی ذهن نو از طریق شماره 02191002360 تماس بگیرید.

سؤالات متداول

چرا باید به بازخوردهای منفی توجه کنیم؟

توجه به بازخوردهای مخاطبان دارای اهمیت زیادی می‌باشد. خصوصاً اگر این بازخوردها منفی باشند. زمانی که شما بازخورد منفی دریافت می‌کنید نشان‌دهنده یک مشکل در مجموعه شما است. با شنیدن این بازخوردهای منفی می‌توان نقاط ضعف مجموعه را شناسایی کرد و برای رفع آن اقداماتی انجام داد.

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
دریافت مشاوره